Tribunal Superior de Justicia del Estado de Hidalgo, México - Medalla de Plata 2008

En el marco de la estrategia de e-governance que ha desarrollado el Gobierno de México –con el objetivo mejorar la calidad y transparencia de gestión, incrementando la eficiencia de los servicios públicos- el Tribunal Superior del Estado de Hidalgo implementó un Programa Integral de Sistematización de Procesos. El proyecto abarcó la integración de las tareas de 51 juzgados de primera instancia y sus salas de segunda instancia, cada uno con numerosos procesos propios, manuales y complejos. Adicionalmente integró todos los actores de la cadena de valor –tanto inter-nos como externos-: Organismo (Juzgados, Salas); ciudadanía (Abogados, partes implicadas en el juicio), y Gobierno.

La implementación, que recibió el Premio a la Innovación y Calidad 2007, permitió ahorrar tiempos improductivos vinculados a trámites administrativos y jurisdiccionales, reducir el tiempo promedio de resolución de las acciones judiciales, incrementar notablemente la transparencia de gestión, y obtener trazabilidad y control total del proceso.

Resumen ejecutivo


El Programa Integral de Sistematización de Procesos (BPM) que implementó el Tribunal Superior de Justicia del Estado de Hidalgo -México- surgió como una necesidad para responder a la constante demanda ciudadana para contar con medios más inmediatos y ágiles para la atención y solución de controversias, en el marco de la estrategia de e-government desarrollada por el Gobierno Nacional. El desarrollo del proyecto fue guiado por el siguiente objetivo estratégico: promover y vigilar, mediante una plataforma BPM, el cumplimiento irrestricto del mandato de la ley en un marco de respeto a los derechos y libertades, de combate directo a la falta de transparencia y a la impunidad.

El proyecto abarcó la integración de las tareas de 51 juzgados de primera instancia y sus salas de segunda instancia, y consistió en migrar todos los procesos propios de cada juzgado a un proceso único y centralizado que aplica para cada institución de las 17 ciudades que componen el Estado de Hidalgo.

Además de la unificación y automatización de los diversos procesos y tareas manuales, el proyecto integró todos los actores de la cadena de valor: Organismo (Juzgados, Salas); ciudadanía (Abogados, partes implicadas en el juicio), y Gobierno. Para cada uno de ellos se presentan diversos beneficios y funcionalidades que se describen a lo largo del documento, entre los que pueden mencionarse: portal de transparencia, control on line de expedientes, gestión del fondo judicial; entre los principales.

La implementación recibió el Premio a la Innovación y Calidad 2007, reconocimiento que premia las mejores prácticas de innovación tecnológica y de innovación
gubernamental en la gestión pública; que apunta a fortalecer la gestión del conocimiento y participación creativa de los funcionarios públicos en materia de modernización y calidad de los servicios ofrecidos.

La solución administra un promedio anual de 40.00 acciones judiciales y reporta los siguientes beneficios principales:
• Ahorro de tiempo en trámites administrativos: 90%.
• Ahorro de tiempo en trámites jurisdiccionales: 60%.
• Reducción de tiempo promedio de un juicio: 100%.
• Reducción de tiempo de ingreso de registros, pasaje de 30 segundos antes de la implementación a 1 segundo posterior a la misma.
• El ahorro en tiempo de la ciudadanía y del personal asciende a más de 10.000 horas.
• Cumplimiento del objetivo de transparencia de gestión.
• Trazabilidad del proceso y control de empleados.


Innovación a nivel de negocio


El desarrollo del proyecto tiene un fuerte impacto en los principales actores de la cadena de valor, vinculando actores internos y externos a la organización distribuidos geográficamente en todo el esta de Hidalgo –México- incluyendo: Organismo (Juzgados, Salas); ciudadanía (Abogados, partes implicadas en el juicio), y Gobierno.

Beneficios y funcionalidades para los miembros del Tribunal Superior de Justicia
A nivel de los integrantes de la organización, se presentan tres beneficios principales: trazabilidad y seguimiento on line, gestión de fondos judiciales, seguridad de la información con acceso conforme a perfiles, y herramientas de Business Intelligence.


Trazabilidad y seguimiento on line.
Luego de la implementación del proyecto, los funcionarios públicos pueden conocer con detalle en qué etapa del proceso se encuentra la acción judicial, respecto de status y ubicación física del expediente. También se pueden visualizar de forma on line las sentencias correspondientes a cada evento.

Gestión de fondos judiciales.
Dentro del proceso también se encuentra la Gestión del fondo judicial, que consiste en el manejo de valores a consignación del tribunal cuando en determinados casos alguna de las partes deja depósitos sobre los pagos; por ejemplo, cuando un padre paga la pensión de sus hijos al juzgado mientras termina el juicio y se determina la patria potestad. Con esto, el fondo judicial retribuye a la madre al final del proceso y garantiza que se cumpla la ley.
El manejo de valores por parte del fondo judicial es una situación de extrema prioridad y cuidado. Mediante la inclusión de la solución de BPM se pudo establecer con claridad el manejo de valores dentro del juzgado, lo que posibilitó rastrear su ubicación tanto en los juzgados como en el mismo fondo, brindando transparencia total al proceso.

Acceso a la información conforme perfiles.
El tercer punto clave que da cuenta del impacto de la implementación a nivel de negocio en los actores internos de la organización es el acceso a la información conforme a perfiles de usuarios, lo que garantiza la seguridad y confidencialidad de la misma.

Herramientas de Business Intelligence.
La obtención de información centralizada de gestión para la toma de decisión y planificación de la administración pública es otro de los aportes centrales de la solución. Esto permite obtener información cuanti y cualitativa de la ejecución de los procesos definidos, cuellos de botella, y ejecución presupuestaria; permitiendo el control total de la gestión con métricas claras, precisas y objetivas.

Ciudadanía
La solución permite brindar un servicio de alto valor agregado para el ciudadano: control y seguimiento on line de status de las acciones judiciales y expedientes.

El mismo se lleva adelante a través del sistema de notificaciones por lista publicados por Internet en el portal: http://148.245.145.212/notificaciones/frm_busqueda_notificaciones.aspx, donde se realiza un servicio de información que beneficia a los abogados involucrados en los juicios y a las partes.

La notificación es publicada automáticamente una vez que se ha llegado a una resolución con respecto a un evento, permitiendo enterar a las partes del “estado del proceso” y “el resultado”. Esta notificación se encuentra automatizada para todos los juzgados que intervienen en el proyecto integrando 17 los tribunales de 17 ciudades distribuidos geográficamente en distritos judiciales.

Dentro del portal, las principales funcionalidades que se le brinda al ciudadano son:
• Consultar las notificaciones por entidad
• Consultar el juzgado al que fue asignado
• Asignar diversos filtros a las búsquedas (ej.: número de expediente o fecha en la que fue emitida la notificación).

El sistema de notificación se puede acceder desde Internet las 24 horas del día los 7 días de la semana.

Gobierno Estatal y Gobierno Federal
Dos son los aportes centrales que la solución permite en la integración de actores pertenecientes a gobierno: transparencia de gestión y seguridad de la información.

Portal de transparencia.
A nivel gubernamental el principal beneficio que reporta la solución es el portal de transparencia, al que se puede acceder a través de la siguiente URL: http://www.pjhidalgo.gob.mx/trans/index.php. La Transparencia, además de ser un eje rector del Programa para el Fortalecimiento Institucional, es una obligación por parte del Gobierno Federal, Estatal y todas sus instituciones.

Este portal de transparencia permite a los usuarios:
• Revisar toda la documentación referente a normativa de transparencia.
• Consultar estadísticas de solicitud de información en tiempo real.
• Revisar las publicaciones de transparencia en todas las instancias correspondientes.
• Solicitar información a detalle de sueldos, salarios, comisiones, operación judicial, entre otros.
• Enlazar con el sistema INFOMEX a través de portal para solicitar información no restringida para el ciudadano.
• Instalar una cultura de rendición de cuentas.

De forma adicional a la rendición de cuentas y transparencia de la información, el sistema está ligado a través del proceso a la publicación de las sentencias de cada asunto tratado tanto en el proceso de primera instancia, segunda instancia y para las materias civil, penal y familiar.

Seguridad de la información: acceso por perfiles.
También en el caso de usuarios externos pertenecientes al Gobierno Nacional y Estatal la solución plantea un esquema de acceso a la información mediante perfiles que permite garantizar la seguridad de la información confidencial.